Si të shkruajmë email-e formale me efekt dhe etikë

Nga Fiqiri Çifliku

"Fjalët e mira nuk janë të ëmbla. Fjalët e ëmbla nuk janë të mira."- Lao Tzu

Në komunikimin formal, fjala ka një fuqi të jashtëzakonshme. Ajo mund të ndërtojë ura, të zgjidhë konflikte dhe të krijojë marrëdhënie të qëndrueshme. Është e rëndësishme të përdorim fjalët me kujdes dhe delikatesë, duke treguar respekt dhe mirëkuptim për bashkëbiseduesin tonë. Një komunikim i mirëfilltë dhe i sjellshëm jo vetëm që përçon mesazhin tonë në mënyrë efektive, por gjithashtu forcon besimin dhe respektin reciprok.

Email-i është sot ndër format më të shpejta për të komunikuar në mënyrë formale, Si i thonë dalëngadalë po i merr vendin shkresës zyrtare. Për të shkruar email-e të qarta dhe korrekte për eprorët apo institucionet e tjera, duhet të ndiqni disa këshilla. Së pari për t’u prezantuar në mënyrë korrekte duhet të përdorni një titull të qartë. Një titull që godet dhe duhet të përmbledhë përmbajtjen e email-it në mënyrë që marrësi të kuptojë menjëherë për çfarë bëhet fjalë. E filloni email-in duke përcaktuar qartë qëllimin tuaj duke shpjeguar shkurtimisht pse po shkruani dhe çfarë kërkoni.

Gjuha që përdorni duhet të jetë e sjellshme dhe profesionale. Shmangni përdorimin e fjalëve “të mëdha”, fjalëve që as vetë nuk u dini kuptimin, një gabim që e bëjmë pa dashje ose për tu dukur interesant. është Shmangni përdorimin e gjuhës informale ose të papërshtatshme apo përdorimin e fjalëve të ndërlikuara ose teknike, përveç nëse janë të nevojshme duke përdorur fjalë të thjeshta dhe të qarta për të përçuar mesazhin tuaj.

Shpesh email-i nuk lexohet deri në fund pasi bëhen të mërzitshëm, njësoj si ata librat limoni e tepër të gjatë. Për të mbajtur ndezur interesin për lexim deri në fund të email-it dhe për të siguruar vëmendjen e duhur, struktura e përdorur duhet të jetë e formatuar në paragrafë të shkurtër dhe të qartë. Kjo e bën email-in më të lehtë për t'u lexuar dhe kuptuar.

Mos harroni, përfshini informacionin e nevojshëm, nuk është korrekte të rishkruar email të dytë e të tretë për dikë. Sigurohuni që të përfshini të gjithë informacionin e nevojshëm që marrësi të kuptojë dhe të veprojë sipas kërkesës tuaj.

Nuk duhen nënvlerësuar gabimet në shkrim. Para se të dërgoni email-in, kontrolloni me kujdes për gabime gramatikore dhe ortografike. Kujdesi që forma e të shkruarit të jetë e njëjtë me atë të shkresë zyrtare duke përdorur shkrimin Times New Roman, me madhësi 12 dhe hapësira midis rreshtave të jetë 1.15, ku të përdoren germat (ë) dhe (ç), si dhe kryeradhët. Një email pa gabime tregon profesionalizëm dhe kujdes.

Edhe mbyllja e email-it ka rëndësinë e vet. Mbyllni email-in me një përshëndetje të sjellshme dhe falënderoni marrësin për kohën dhe vëmendjen e tij.

"Komunikimi efektiv është 20% ajo që dini dhe 80% si ndiheni për atë që dini."

Shembull email-i që i paraprin disa modeleve bashkëlidhur si: refuzimi profesional, adresimi i një gabimi, dhënia apo kërkimi e një feedback-u, dërgimi i një përditësimi javor, kërkimi për një prezantim, ndjekja e një kërkese të mëparshme apo kërkimi i informacionit.

Përshëndetje [Emri],

Shpresoj të jeni mirë. Po ju shkruaj për të diskutuar [çështje specifike]. Do të doja të merrja mendimin tuaj për [çështje specifike] dhe të kuptoja më mirë [detaje të mëtejshme].

Ju lutem më njoftoni nëse keni ndonjë pyetje ose nëse mund të ndihmoni.

Faleminderit për kohën dhe vëmendjen tuaj.

Me respekt,

[Emri juaj]